l  铃响三声内接听，立刻报上姓名「ＸＸ部门您好！」

l  电话响了许久才接听时，「对不起，让您久等了，这是（ＸＸ部门），您好！」

l  转接时：「ＸＸＸ的分机是ＸＸＸ号，请稍候，我为您转接。」

  ＊转接前，若对方已告诉您一些事项，务请先转告当事人，避免顾客重述他的问题。

l  如果对方要找的人不在时：

「很抱歉，ＸＸＸ目前不在，有什么事我帮您处理，好吗？」

「很抱歉，ＸＸＸ目前不在，我帮您留话再请ＸＸＸ回电给您好吗？」

「很抱歉，ＸＸＸ目前不在，需要我帮您留话吗？」

「很抱歉，ＸＸＸ目前不在，我帮您转接他的代理人ＸＸＸ为您服务，好吗？」

   ＊原则为：避免对方打来多次电话都找不到人。

   ＊电话留言条内容如下：

      u对方公司名称及贵姓大名

      u电话号码及分机号码

      u留话事项

      u来电时间／日期

l  若对方坚持自己再来电时：「好的，麻烦您大约ＸＸ时候再拨一次。」

l  挂电话时，请先覆述谈话重点以免疏误并说「谢谢您，再见！」

l  必等候对方先挂电话，我方后挂电话。

l   务请多用「请您．．．」「谢谢您．．．」「麻烦您．．．」 「请问您贵姓大名」「很抱歉，让您不方便．．．」等客气用语